Nel progetto Modelli di Successo è emerso che le persone di successo hanno l’abitudine di ottimizzare il tempo al fine di investirlo nei loro obiettivi. Per fare come loro è quindi importante capire come ottimizzare il tempo al meglio.
Abbiamo già parlato del mio esperimento di time management.
In quell’articolo analizzavo la strategia che avevo utilizzato per l’ottimizzazione del tempo (il mio) e parlavo anche della metodologia usata da Sam Shank (CEO di HotelTonight) per fare lo stesso.
È come e dove investiamo il nostro tempo che ci dice la direzione che sta prendendo la nostra vita.
Per ottimizzare il tempo, migliorare la vostra produttività, aumentare il valore delle vostre giornate ed essere organizzati dovete, per prima cosa, sapere dove lo sprecate.
Quindi avete due possibilità:
- Spendere il vostro tempo restando, ad esempio, sul divano a guardare la TV
- Investire il vostro tempo in qualcosa che produca un valore di ritorno (ROI)
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Se vuoi davvero realizzare i tuoi obiettivi più importanti, non solo devi saperli definire correttamente e pianificare al meglio, ma devi anche assimilare il giusto mindset che ti porterà dove vuoi arrivare. Il master annuale di Modelli di Successo può esserti di aiuto in questo. All’interno troverai il modo corretto ed efficace per definire, pianificare e raggiungere i tuoi obiettivi con il mindset delle persone di successo (oggetto di studio di Modelli di Successo).
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Una domanda per iniziare a ottimizzare il tempo
La prima buona abitudine da acquisire è quella di chiedersi in qualunque momento della vostra giornata la seguente domanda:
Sto spendendo o investendo il mio tempo?
Dovete tenere a mente sempre la differenza tra spendere e investire. Non è poi così diverso dalla gestione del denaro.
Quando usate il vostro denaro per cose che non vi procurano denaro di ritorno state spendendo il vostro denaro (ad esempio la vostra auto è solo ed unicamente una spesa).
Quando investite il vostro denaro in qualcosa che genera un qualunque tipo di valore di ritorno (ad esempio acquistando un buon libro di crescita personale) allora state usando il vostro denaro saggiamente.
Lo stesso concetto si può applicare al tempo. State spendendo la gran parte del vostro tempo o lo state investendo saggiamente? Per rispondere accuratamente a questa domanda dovete prima conoscere dove va a finire il vostro tempo. Come?
Dovete costruire il vostro Personal Time Recorder!
Il vostro “Personal Time Recorder” (PTR)
Un Personal Time Recorder (o PTR) è un qualcosa che vi consente di monitorare il vostro tempo personale e quindi la vostra performance quotidiana in una certa area della vostra vita e di ottimizzare i tempi.
È uno strumento di analisi che ha lo scopo di evidenziare quali sono gli errori che pregiudicano un utilizzo corretto del vostro tempo.
Lo scopo di questo strumento è, in realtà, quello di evidenziare quelle che sono le attività improduttive al fine di correre ai ripari e fare quegli aggiustamenti per convertirle in attività produttive.
L’idea di costruire un PTR mi è venuta grazie a W. Clement Stone.
In uno dei suoi libri Stone (imprenditore, filantropo e divulgatore della filosofia del successo insieme a Napoleon Hill) parla di uno strumento molto simile che ha consentito, a chi lo ha usato, di migliorare drasticamente la propria produttività e la qualità della vita privata e professionale.
All’epoca del mio esperimento di time management usai un software ed un’app per smartphone. Sono strumenti utili ma non saranno mai utili quanto il classico sistema a penna e foglio di carta.
Sicuramente bisogna dare una struttura ben definita allo strumento.
In questo articolo vi mostrerò uno dei miei primi strumenti “analogici” che ho usato come PTR.
Si tratta di un modello stampabile e compilabile al bisogno (in alternativa potete semplicemente segnare i dati in un taccuino o su un foglio di carta)
Potete investire il vostro tempo studiando, andando in palestra, leggendo, ascoltando i podcast di Modelli di Successo, insomma in tutte quelle attività che producono, come detto, un certo valore di ritorno per voi.
Come usare il vostro PTR
Se avete scaricato il la versione pdf del mio PTR, la prima cosa da fare è inserire, nella pagina 1, il vostro nome, il giorno della settimana corrente (Lun-Sab) e la data odierna.
Nel riquadro “REGISTRAZIONI” dovete inserire le attività che svolgete durante tutta la giornata.
Io inserirei attività maggiori di 15 minuti in quanto inserire attività di pochissimi minuti potrebbe creare confusione nella registrazione e quindi farvi perdere del tempo inutilmente.
Alla pagina successiva trovate il “RESOCONTO DEL GIORNO”.
Questa pagina serve per fare una review della giornata. Da questo momento in poi parte la vera analisi del vostro tempo.
La prima cosa da fare è categorizzare le attività inserite nella pagina precedente alla voce registrazioni.
Magari avete fatto determinate attività (anche diverse) che rientrano nella stessa categoria (ad esempio una categoria “Pasti” dovrebbe contenere il tempo che impiegante per la colazione, il pranzo, la cena e gli spuntini).
La categorizzazione vi aiuta a leggere meglio i dati e ad avere una visione più ampia della situazione.
Una volta scelte le categorie, le andrete a inserire nella relativa tabella.
Per ogni categoria inserita dovrete anche inserire il tempo totale impiegato per le attività di quella categoria.
Effettuate la somma del tempo e inserite il valore nella relativa cella.
Analizzare i dati del vostro PTR
Ora che avete dei dati ben precisi, inizia il processo decisionale che vi consentirà di migliorare la gestione del vostro tempo. Cosa dovete fare?
Dovete iniziare ad analizzare le ore che impiegate per le varie categorie e a stabilire dove spendete troppo tempo.
Di seguito un esempio semplice di PTR compilato:
Se ad esempio per la categoria “Pasti” impiegate in totale 5 ore, decidete di impiegarne 4 o 3.
Se per la categoria “Tempo libero” vi rendete conto che spendete troppo tempo a guardare la TV senza essere produttivi, decidete di decurtare il valore di qualche ora.
Lo scopo di questo esercizio è farvi comprendere se il vostro tempo sta andando nella direzione dei vostri progetti o meno.
Una cosa importante: si presume che abbiate una categoria “Progetti” o “Obiettivi”. Questa è, per voi, la categoria più importante!
La creazione del vostro PTR serve per direzionare il vostro tempo verso i vostri obiettivi.
Il perché del Personal Time Recorder: farvi raggiungere i vostri obiettivi
Se state lavorando ad un progetto specifico, che rappresenta un obiettivo importante per voi, e vi rendete conto che gli dedicate giornalmente appena 2 ore mentre dedicate 4-5-6 ore ad oziare (TV, social, divano, ecc…) dovete subito intervenire per cambiare le vostre abitudini e la gestione del vostro tempo.
Dovete prendere quelle 4-5-6 ore improduttive e convertirle in ore di lavoro per i vostri progetti, obiettivi e sogni.
Ecco a cosa serve il Personal Time Recorder:
vi costringe a focalizzarvi sulle cose davvero importanti per voi e a prendere consapevolezza delle falle presenti nel vostro time management affinché possiate fare tutti gli aggiustamenti del caso.
È un esercizio quotidiano che, se fatto costantemente, porta a enormi risultati e questo ve lo dico per esperienza diretta.
Inoltre più utilizzerete il vostro PTR (che ricordo potete modificare o creare a vostro piacimento), più avrete dati precisi su cui lavorare.
Ripetiamo: il Personal Time Recorder (vuoto) presente nelle immagini precedenti può essere stampato ed usato direttamente oppure potete crearne uno totalmente nuovo basato sulle vostre esigenze e competenze.
Lo scopo è di farvi vedere come sia possibile creare un registro per poter segnare il vostro tempo e, successivamente, analizzarlo per evidenziare eventuali falle.
Modelli di Successo
I Modelli di Successo sono set di regole (cose da fare, cose da ricordare, azioni, comportamenti, modi di pensare) estrapolate dalle personalità analizzate e che hanno prodotto sulle stesse dei risultati vincenti. Queste regole quindi, se assimiliate, seguite e fatte proprie, consentono di replicare i medesimi risultati.
STRATEGIE E MODELLI DI LEADERSHIP
Ecco alcune delle strategie e dei modelli di leadership che potete avere nella vostra vita per migliorare i vostri risultati:
- Ricordate l’importanza di ottimizzare il tempo da investire nei vostri obiettivi e di fare qualcosa in proposito per migliorare il vostro time management
- Ricordate: da come impiegate il vostro tempo dipende tutto!
- È come e dove investite il vostro tempo che vi dice la direzione che sta prendendo la nostra vita.
- Per ottimizzare il tempo, migliorare la vostra produttività, aumentare il valore delle vostre giornate ed essere organizzati dovete, per prima cosa, sapere dove lo sprecate.
- Quindi avete due possibilità: spendere il vostro tempo o investire il vostro tempo
- Chiedetevi: “Sto spendendo o investendo il mio tempo?”
- Ricordate che dovete sempre monitorare il vostro tempo personale e quindi la vostra performance quotidiana in una certa area della vostra vita al fine di ottimizzare i tempi.
- Potete investire il vostro tempo studiando, andando in palestra, leggendo, ascoltando i podcast di Modelli di Successo, insomma in tutte quelle attività che producono, come detto, un certo valore di ritorno per voi.
- Usate un PTR per monitorare il vostro tempo.
- Dovete iniziare ad analizzare le ore che impiegate per le varie categorie e a stabilire dove spendete troppo tempo.
- Lo scopo di questo esercizio è farvi comprendere se il vostro tempo sta andando nella direzione dei vostri progetti o meno.
- Una cosa importante: si presume che abbiate una categoria “Progetti” o “Obiettivi”. Questa è, per voi, la categoria più importante!
- La creazione del vostro PTR serve per direzionare il vostro tempo verso i vostri obiettivi.
- A cosa serve il Personal Time Recorder? Vi costringe a focalizzarvi sulle cose davvero importanti per voi e a prendere consapevolezza delle falle presenti nel vostro time management affinché possiate fare tutti gli aggiustamenti del caso.
I Modelli di Successo sono piccole e semplici informazioni che possono cambiare drasticamente la vostra vita se assimilate e fatte proprie. Il segreto del successo? È che non vi sono segreti ma solo modi di essere, di fare e di pensare.
Personaggi citati
Sam Shank
W. Clement Stone
Napoleon Hill
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