Zen to Done: il metodo per portare a termine le cose (importanti)

di Max De Vergori - Newsletter "Discorsi Settimanali" del 25 gennaio 2021

Zen To Done - Immagine in evidenza

Vuoi imparare a vivere la tua vita in modo organizzato e portare a termine la tua lista di cose da fare? Allora ti consiglio di utilizzare il sistema di produttività per gestire le cose da fare chiamato Zen To Done di Leo Babauta.


Leo è un autore e fondatore di Zen Habits, un blog da milioni di visitatori. Ha scritto diversi libri tra cui Zen To Done, un sistema di produttività che combina diverse metodologie (GTD, Covey e altri) per creare qualcosa di funzionale e soprattutto semplice allo stesso tempo.


Questa metodologia è nata per riappropriarci del nostro tempo e della nostra vita. Infatti, ciò che occorre fare è riorganizzarsi in modo tale da investire le nostre risorse verso qualcosa che sia appagante per noi.


Il discorso è con le mille faccende quotidiane, gli impegni, il partner, la famiglia, il lavoro e tanto altro, si corre il rischio di usare (gettare?) il tempo della nostra vita per fare cose che per noi non hanno importanza.


Zen to Done ci viene in aiuto fornendoci un set di abitudini che ti aiuteranno non solo a restare organizzato ma anche a focalizzarti sulle cose più importanti, quelle che contano davvero.


Ecco le pratiche dello Zen to Done come le descrive lo stesso Leo Babauta:


1. Raccogli (abitudine: prendi nota costantemente di tutto)


Porta con te un piccolo taccuino (o qualsiasi altra cosa che funzioni per te), e scrivi ogni attività, idea, progetto o altra informazione che ti viene in mente. Tirale fuori dalla tua testa e mettile su carta, in modo da non dimenticarle.


2. Processa (abitudine: prendi decisioni rapide riguardo alle email che arrivano nella tua casella di posta, non limitarti a toglierle semplicemente di mezzo)


Lasciare un mucchio di roba da sistemare significa procrastinare l’atto decisionale. Leggi le tue caselle (di posta elettronica, di posta fisica, di segreteria telefonica, del Notebook) almeno una volta al giorno o più frequentemente se necessario. Quando lo fai, fallo da cima a fondo, e decidi cosa fare con ogni messaggio: risolvilo (se ci vogliono 2 minuti o meno), cestinalo, delegane la soluzione, salvalo, mettilo nella lista delle cose da fare o annotalo nella tua agenda per farlo in una data successiva.


3. Pianifica (abitudine: Fai un elenco di MIT giornaliero e settimanale). Nota: le MIT sono le cose più importanti da fare (trad. Most Important Thing)


Ogni settimana, elenca i Sassi Grandi (i compiti più importanti) che desideri portare a termine in quella settimana, e scrivili per primi sull’agenda. Ogni giorno crea un elenco da 1 a 3 MIT (in pratica i tuoi Sassi Grandi per quella giornata) e assicurati di portarli a compimento. Fai i tuoi MIT all'inizio della giornata, per toglierteli di mezzo e garantirti di riuscire a finirli.


4. Agisci (abitudine: fai una cosa alla volta, senza distrazioni)


Questa è una delle abitudini più importanti in ZTD. È necessario selezionare un compito (preferibilmente uno dei tuoi MIT), concentrarsi su questo ed escludere tutto il resto. Nota: per distrazioni s'intende anche cose come email, cellulare, internet, ecc.


5. Usa un sistema (abitudine: stila delle liste da controllare quotidianamente)


Puoi usare elenchi tematici se ti va, come ad esempio “da fare al lavoro”, “da fare al telefono”, “da fare a casa”, “commissioni da fare”, “cose in attesa di risposta”, ecc. ZTD suggerisce di mantenere le tue liste più semplici possibile. Una sola lista per ogni contesto, e un elenco di progetti che riguarderai quotidianamente o settimanalmente. Cerca di restare semplice e concentrati su ciò che devi fare adesso, non giocare con un sistema o uno strumento di pianificazione.


6. Organizza (abitudine: un posto per ogni cosa)


Tutta ciò che arriva va nella tua cassetta porta corrispondenza. Da lì, va nelle tue liste di cose da fare, o in un file del tuo archivio, nella posta in uscita se vuoi delegare, o nel cestino. Metti subito le cose nel loro giusto posto, invece di accumularle per ordinarle più tardi. Questo è il primo fondamentale trucco per mantenere la tua scrivania in ordine in modo da poterti concentrarti sul tuo lavoro. Non procrastinare – metti le cose al loro posto.


7. Revisiona (rivedi il sistema e gli obiettivi settimanali)


La revisione settimanale di ZTD serve per fare un rapido controllo del tuo sistema di gestione e per focalizzarti sui tuoi obiettivi settimanali. Durante la tua revisione settimanale dovresti prendere in mano i tuoi obiettivi annuali, e vedere quali progressi hai fatto nell’ultima settimana e quali iniziative stai intraprendendo per portarli avanti nella settimana entrante. Una volta al mese trova un po' di tempo per fare una revisione mensile dei tuoi obiettivi e ogni anno fai una revisione annuale degli obiettivi annuali e degli obiettivi della tua vita.


8. Semplifica (abitudine: riduci i tuoi obiettivi e i tuoi compiti all’essenziale)


Se provi ad affrontare le cose da fare tutte insieme, rischi di sovraccaricarti e di non focalizzarti sufficientemente sui compiti importanti (MIT). Invece il sistema ZTD ti suggerisce di rivedere le tue liste di elenchi e di cose da fare per vedere se è possibile semplificarle. Rimuovi tutto tranne progetti ed attività essenziali, in modo da poterti concentrare su di loro. Semplifica i tuoi impegni ed il flusso di informazioni in arrivo. Verifica che i tuoi progetti e le tue attività da fare siano allineate con i tuoi obiettivi annuali e di vita: verificalo ogni giorno (anche se brevemente), durante la tua revisione settimanale e durante la tua revisione mensile.


9. Crea una routine (abitudine: imposta e mantieni una tua routine)


Una routine del mattino (per esempio) potrebbe includere un’occhiata al calendario, uno sguardo alle liste di cose da fare, fissare i tuoi MIT per la giornata, fare un po’ di esercizio fisico, scaricare la posta elettronica e le cassette porta corrispondenza, portare a termine il tuo primo MIT della giornata. Una routine della sera potrebbe includere la lettura e la sistemazione delle e-mail e delle cassette porta corrispondenza (nuovamente), analizzare la tua giornata e scrivere le tue riflessioni, prepararti per il giorno successivo. Una routine settimanale potrebbe includere un giorno dedicato alle commissioni, una giornata per la lavanderia, un giorno per sistemare le finanze, un giorno per la tua revisione settimanale, un giorno per la famiglia, ecc. Sta a te, imposta le tue routine, falle lavorare per te!


10. Trova la tua passione (abitudine: cerca un lavoro che ti appassiona)


Anche se questa è l’ultima delle 10 abitudini di ZTD, allo stesso tempo è la più importante. L'abitudine da prendere qui, è quella di cercare costantemente cose che ti appassionano e quando le trovi vedere se è possibile farne una carriera. Trasforma il lavoro della tua vita in qualcosa che ti appassiona, non qualcosa che ti spaventa, e il tuo elenco delle cose da fare sembrerà quasi un elenco di premi.


Come hai potuto vedere il sistema ZTD è assolutamente alla portata di tutti. Si tratta di una sorta di ricalibratore di compiti in quanto ti consente di focalizzarti sulle cose importanti della tua vita ed evitare di sprecare tempo su cose a basso impatto.


Modelli di Successo è un progetto sul mindset e se ci sono delle cose comuni relative alle persone che hanno un mindset orientato al successo sono che:


1) sono organizzate;

2) si focalizzano sulle priorità del momento e sulle cose importanti;

3) amano quello che fanno.


Per maggiori informazioni ti rimando al libro Zen to Done di Babauta (e al suo blog ZenHabits) che ti consiglio assolutamente di leggere ed applicare.


Ci sono tantissimi sistemi di produttività ed il consiglio che posso darti è di prendere quello che funziona per te ed applicarlo nella tua vita.


Personalmente ho apprezzato quello di Babauta perché, con il suo approccio - appunto - Zen, ti guida nel comprendere quali sono quelle poche cose importanti che rendono la tua vita più piena.


Noi ci rileggiamo alla prossima puntata.


Io, come sempre, ti auguro una vita piena e di successo.


A presto!


Max