Sviluppare la capacità di stabilire le giuste priorità ed essere leader migliori

Perché i leader devono capire il principio di Pareto

In una precedente email della serie Discorsi settimanali, avevamo parlato di quanto sia importante il principio di Pareto.

Per i leader odierni e più in generale, per tutti coloro che devono stabilire delle priorità nel loro lavoro e nella loro vita, conoscere ed applicare la regola 80/20 diventa ancor più essenziale per semplificare, priorizzare e ottimizzare persone, aziende e risorse.

In un contesto di business, ad esempio, la regola ci dice che il 20 per cento degli individui è responsabile dell'80 per cento del successo aziendale.

Individuare quel 20% consentirà al leader di sviluppare relazioni adeguate ed assegnare le risorse giuste alle persone giuste, per ottimizzare l'organizzazione.

Ciò che conta: lavorare sodo ma con intelligenza

Stabilire correttamente le priorità ci consente di aumentare drasticamente le possibilità di raggiungere prima e meglio i nostri obiettivi (di vita o di business).

La concezione del lavorare sodo è un principio onnipresente nel progetto sui Modelli di Successo.Infatti, ogni modello preso come riferimento all'interno del progetto, ha fatto del lavorare sodo il suo mantra personale.Che siano sportivi, imprenditori, scienziati, attori, formatori o altri, il lavorare sodo ha fatto della loro vita un grande successo.

Tuttavia, costoro hanno saputo scindere bene le cose importanti dalle cose di poco conto.Infatti, spesso la causa del mancato raggiungimento di un obiettivo è l'essersi concentrati su cose banali invece che sulle cose importanti.

Tutti noi abbiamo mille attività quotidiane da svolgere e mille progetti che vorremmo iniziare e portare a termine, ma non possiamo incorrere nel - frequente - errore di considerare tutto importante.

La cosa da fare è sviluppare la capacità di scegliere quelle poche attività prioritarie e lavorare solo su quelle. Questa capacità diventa la necessità di chiunque voglia raggiungere i propri obiettivi.

Quale strumento possiamo usare per poter apprendere questa capacità importantissima?

La matrice di Eisenhower (o di Covey) per gestire le priorità

La matrice di Eisenhower (detta anche matrice di Covey) è uno strumento che ci consente di semplificare la gestione delle priorità e porre l'accento sulle cose davvero importanti e urgenti.

Ecco di seguito un esempio grafico:

Fonte foto:

https://www.ionos.it/startupguide/produttivita/matrice-di-eisenhower/

Questo sistema divide i compiti da eseguire in quattro quadranti:

Quadrante I: Grande importanza/Grande urgenza

Qui devi inserire tutte quelle attività che vanno svolte subito e, almeno inizialmente, devi lavorare sui progetti che si trovano qui.

Quadrante II: Grande importanza/Scarsa urgenza

Questo è il quadrante più importante. Se vuoi diventare un asso della produttività dovresti trovare il modo di inserire la maggior parte delle attività in questo quadrante e lavorare sempre partendo da qui.

Qui inserirai le attività pianificate e che hanno una scadenza precisa. Pianificando un lavoro quotidiano per queste attività (che sono importanti ma non urgenti), riuscirai a lavorarci in tranquillità e soprattutto avrai la possibilità di portarle a termine prima che diventino urgenti e passino al quadrante 1.

Nota: perché questo è il quadrante più importante su cui lavorare? Perché quando tutte le tue attività sono ben pianificate, ci lavori ogni giorno e le porti a compimento secondo i tempi previsti, riesci a migliorare il flusso del lavoro sui tuoi progetti e a renderlo più fluido e meno stressante. Infatti, più si diventa bravi a gestire le attività del quadrante II, meno attività saranno presenti nel quadrante I e più tempo avrete per la vostra vita e i vostri obiettivi.

Quadrante III: Scarsa importanza/Grande urgenza

Per queste attività, devi trovare il modo di portarle a termine il più velocemente possibile. Sono attività poco importanti ma urgenti. Se riesci ad imparare l'arte di delegare, ancora meglio. Infatti, liberandoti da queste attività di poco conto ed in perfetta armonia con il principio di Pareto, avrai più tempo per lavorare ai quadranti I e II.

Quadrante IV: Scarsa importanza/Scarsa urgenza

Queste attività andrebbero eliminate o, se non è possibile farlo, gestite in maniera blanda. In genere qui vanno quelle attività ripetitive e noiose che prima o poi andrebbero fatte. Nel caso in cui tu non possa eliminarle, due sono le possibilità: 1) ritagliati degli slot temporali di 30/60 minuti a settimana e dedica questo tempo a portare avanti queste operazioni. Così facendo, nel tempo le porterai comunque a termine, oppure 2) delegale a qualcun altro se puoi.

Alcune domande per stabilire correttamente le priorità

Troppo spesso siamo portati ad anteporre attività di poco conto a quelle davvero importanti. I motivi di queste scelte potrebbero essere molteplici e spesso inconsci.

• Potremmo non aver voglia di iniziare le attività importanti perché pesanti

• Potremmo rimandarle continuamente perché ci spaventa qualcosa

• Potremmo evitarle semplicemente perché siamo pigri.

Il problema è che rimandando continuamente quelle che sono le attività del quadrante II, queste ultime passerebbero automaticamente al quadrante I, cioè diventerebbero importanti e urgenti di colpo.

A questo punto, che siano attività lavorative o personali, ci sentiremmo ingolfati e bloccati dalla mole di lavoro da fare.

Cosa fa la nostra mente in questo stato mentale di blocco?

Tende ancora a rimandare e procrastinare. A questo punto possono accadere disastri veri e propri come un licenziamento o la perdita di qualche preziosa opportunità.

Ecco alcune domande che ti possono aiutare nel processo di selezione delle corrette priorità:

• Cosa devo fare che posso fare solo io?

• Quali attività danno il maggior rendimento?

• Cosa mi piace di più?

Sono solo degli esempi, ma trovando le risposte a queste (e ad altre) domande, avrai la possibilità di trovare un equilibrio da ciò che devi fare subito, ciò che ti offre il maggior valore di ritorno e ciò che ti piace.

D'altronde, priorità significa anche mettere se stessi al primo posto.

Se potessi rivivere la vita...

Capita non di rado che ci facciamo trascinare dalla corrente delle cose da fare quotidiane, molte delle quali non sono né importanti né urgenti e, soprattutto, non hanno un impatto positivo sul nostro futuro.

John Maxwell, citato all'inizio, parla di uno studio sociologico condotto dal dott. Anthony Campolo in cui si è fatta la seguente domanda a cinquanta persone ultranovantacinquenni:

"Se potessi vivere di nuovo la vita, cosa faresti in modo diverso?"

Le risposte che più ricorrevano erano:

• Se potessi rivivere la vita, rifletterei di più

• Se potessi rivivere la vita, rischierei di più

• Se potessi rivivere la vita, farei più cose che continuano a vivere dopo la mia morte

Non male come esercizio.

Vedi, la nostra mente subconscia tende a non pensare che abbiamo un tempo limitato, anzi, ragiona in termini di eternità. Il sapere che abbiamo un tempo limitato è un pensiero della nostra menta razionale.

Quando inizi a pensare davvero che il tuo tempo è limitato ed inizi a prenderne coscienza, ecco che le reali priorità iniziano ad essere più visibili.

I cari vecchietti dello nello studio sociologico citato sopra, hanno risposto così perché sapevano che erano giunti al termine della loro vita e solo in quel momento hanno compreso che avrebbero vissuto le loro esistenze in maniera diversa.

Per fortuna abbiamo l'immaginazione.Un potente meccanismo della nostra mente è quello di NON riuscire a scindere ciò che è reale da ciò che non lo è.

Se proviamo a immaginarci anche noi ultranovantacinquenni e prossimi alla nostra dipartita, possiamo intuire come avremmo voluto che fosse la nostra vita e fare gli aggiustamenti del caso ORA e non in vecchiaia.

Prendendo sempre spunto dallo studio cosa puoi fare?

• Rifletti di più sulle cose da fare che sono davvero importanti e non lasciarti trascinare dalla corrente di cose inutili che ti portano via tempo prezioso. Devi imparare a dire no quando serve e comprendere (e far comprendere) che non stai facendo del male a nessuno ma che il tuo tempo è prezioso come quello di tutti e devi dedicarti alle cose che sono importanti per te prima di tutto (e tutti).

• Amplia la tua zona di comfort e fai qualcosa che ti spaventa o che ti mette a disagio. Non parlo di rischiare la vita o cose simili. Parlo di quelle cose che rimandi continuamente o che eviti perché ti provocano un certo senso di malessere. Falle subito! La vita è troppo breve per perdere delle opportunità perché magari hai paura di un rifiuto o perché pensi di non farcela. Queste cose, qualunque esse siano, falle adesso!

• Dedica il tuo tempo e la tua vita ad una missione, ad un grande progetto. Questa è la maggior spinta di tutte le persone di successo: fare qualcosa di grande che contribuisca, in una piccola-grande misura, a loro stessi e al mondo intero. Trova il tuo scopo nella vita, ciò che vuoi realizzare, ciò che ti piace di più ed impegnati per ottenerlo.

• Pianifica la tua giornata (e la tua vita) in modo tale da fare prima le cose importanti e poi tutto il resto. Sembra paradossale, ma la maggior parte della gente dà un'estrema importanza (e tanto tempo) a cose di poco conto e lascia le cose importanti per ultime pensando di essere ben organizzata. Alla fine succede che, vuoi per stanchezza, per pigrizia o per altri fattori, le cose importanti non vengono mai svolte. Cambia-mente! Quanto imposti la tua giornata, decidi di fare prima le cose importante e trascura tutto il resto. Se avanza tempo, potrai sempre lavorare alle cose meno importanti.

Quando priorizzare diventa difficile

Ad un certo punto della nostra giornata (o della nostra vita), potrebbe capitarci di sentirci sopraffatti dalle attività da svolgere perché tutte ci sembrano importanti e prioritarie.

In questi casi il nostro cervello va in una sorta di blackout che provoca quella che viene definita paralisi da analisi.

Abbiamo molte informazioni da elaborare, vogliamo fare un buon lavoro ma sono così tante le nostre attività prioritarie che ci blocchiamo.

Come superare questa fase?

Se si è oberati di attività personali da svolgere, una buona routine da implementare potrebbe essere quella di elencare le priorità su un foglio e decidere, secondo le esigenze del momento, cosa fare prima e cosa dopo senza demordere. Prendi una decisione, fai la tua scaletta e inizia a lavorare alla prima attività della lista.

Se si tratta di lavoro invece, potresti decidere di stabilire le priorità con il tuo capo o con l'aiuto di un collaboratore.

Queste metodologie sono ottime per uscire dalla paralisi da analisi e iniziare a lavorare alle cose davvero importanti del momento.

Se tu avessi poco tempo per fare il lavoro...

Hai mai sentito parlare della Legge di Parkinson? No, non sto parlando della malattia ma di un concetto esposto da Cyril Northcote Parkinson.

Questa Legge dice che:

«Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo.»

Sai qual è il periodo in cui siamo più produttivi sul lavoro? La settimana prima delle ferie.

Questo accade proprio in virtù della Legge di Parkinson. Il discorso è che se abbiamo poco tempo per sbrigare mille faccende, siamo paradossalmente più produttivi di quanto abbiamo poche cose da fare e molto tempo a disposizione.

Cosa succede a livello psicologico in questi casi? Quando siamo sotto pressione e abbiamo delle scadenze impellenti o delle emergenze, ecco che riusciamo ad avere una grande chiarezza in mente e riusciamo a fare le cose giuste e realmente prioritarie.

Anche qui l'immaginazione ci viene in aiuto. Sul lavoro potresti svolgere questo esercizio chiedendoti:

"Se dovessi andare obbligatoriamente in ferie tra una settimana e me lo comunicassero adesso, cosa farei per portare a termine il lavoro in questi 7 giorni e non lasciarmi niente in sospeso?"

La risposta a questa domanda contiene le esatte priorità che devi portare a termine per prime.

Concentrati sulle cose davvero importanti prima che sia tardi

Saper gestire le priorità non serve soltanto a migliorare la tua produttività quotidiana ma serve anche (e sopratutto) a migliorare la qualità della tua vita sviluppando la capacità di fare chiarezza sulle cose davvero importanti per te.

Troppo spesso purtroppo, le persone si rendono conto troppo tardi che le cose importanti da fare nella loro vita erano altre.

Bronnie Ware ha aiutato ed assistito tanti malati terminali e persone anziane che l’hanno stimata sia come professionista che, soprattutto, come persona.

Da questa esperienza, Bronnie ha tratto dei grandi insegnamenti che l'hanno portata ad estrapolare i 5 rimpianti più grandi e più comuni di chi sta per morire.

Perché sapere quali sono questi rimpianti è importante? Perché ci consente di sapere cosa potremmo provare in punto di morte e come operare dei cambiamenti per evitare questi dolori.

Ecco i cinque rimpianti più comuni delle persone in punto di morte:

• Rimpianto 1: vorrei aver avuto il coraggio di vivere una vita fedele ai miei princìpi e non quella che gli altri si aspettavano da me

• Rimpianto 2: vorrei non aver lavorato così tanto

• Rimpianto 3: vorrei avere avuto il coraggio di esprimere i miei sentimenti

• Rimpianto 4: vorrei essere rimasto/a in contatto con i miei amici

• Rimpianto 5: vorrei aver permesso a me stesso/a di essere più felice

Questa è una buona base di partenza per riconfigurare la propria vita al fine di stabilire le giuste priorità. Ognuno di questi rimpianti ci dice che:

• Dobbiamo avere più amor proprio e considerare di più i nostri valori e princìpi

• Dobbiamo fare un lavoro che amiamo affinché il lavoro non sia più lavoro ma passione

• Dobbiamo essere più aperti con le persone e avere meno paura dei rifiuti o delle reazioni della gente

• Dobbiamo vivere di più questa vita stando a contatto con chi amiamo

• Dobbiamo mettere la nostra felicità al primo posto e imparare a dire no quando è necessario

Conclusioni

Saper gestire correttamente le priorità è essenziale sul lavoro come nella vita.

Possiamo essere leader migliori se sviluppiamo quotidianamente la capacità di priorizzare al meglio le nostre attività in relazione ai nostri obiettivi.

Quindi ricordati: lavora sodo ma con intelligenza e metti i tuoi valori e princìpi sempre al primo posto.

Ciao e alla prossima!

Max