Il tempo ha un valore inestimabile ed una volta andato non tornerà più, pertanto gestire il tempo in maniera corretta è fondamentale per tutti, sia a casa che a lavoro.
Vi consente di sentirvi più a vostro agio e meno stressati in quanto avendo un maggiore controllo sulle cose importanti da fare.
Inoltre, non correte il rischio di dimenticarvene o di farle a metà, con tutte le conseguenze che tale ipotesi potrebbe comportare, soprattutto sul posto di lavoro, dove le scadenze impellenti sono all’ordine del giorno.
Gestire il tempo correttamente vi fa sentire liberi da quella pressione che avvertite quando avete una marea di cose da fare e non sapete da dove cominciare.
La gestione del tempo (o time management) è un processo di pianificazione e controllo del tempo utilizzato per specifiche attività, in particolare per aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività.
Vuoi gestire al meglio il tuo tempo per raggiungere i tuoi obiettivi più importanti?
Se vuoi davvero realizzare i tuoi obiettivi più importanti, non solo devi saperli definire correttamente e pianificare al meglio, ma devi anche assimilare il giusto mindset che ti porterà dove vuoi arrivare. Il master annuale di Modelli di Successo può esserti di aiuto in questo. All’interno troverai il modo corretto ed efficace per definire, pianificare e raggiungere i tuoi obiettivi con il mindset delle persone di successo (oggetto di studio di Modelli di Successo).
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Gestire il tempo per le persone di successo
Molte delle persone di successo che ho analizzato considerano di importanza cruciale gestire il tempo che hanno a disposizione.
Infatti le strategie di time management adottate, consentono loro di avere più tempo da dedicare alle cose importanti e, nel contempo, avere meno sprechi e un maggior focus sui loro obiettivi.
Le persone hanno successo perché sviluppano l’abitudine di lavorare costantemente a ciò che può restituire loro il più alto tasso di ROI (ritorno sull’investimento) e, pertanto, selezionano le cose più importanti che loro potrebbero fare in quel momento a scapito di altre meno importanti o di poco conto.
Ecco perché gestire il tempo in maniera corretta è una materia fondamentale per le persone di successo.
In genere, parliamo di persone che fondano e gestiscono imprese da milioni/miliardi di dollari, o magari di autori di grande successo che devono rispettare scadenze impellenti, o ancora di persone che devono gestire ingenti quantità di personale e risorse.
Per queste persone il timing può essere tutto ed ecco perché diventano dei maestri nella gestione del tempo.
Tempo sprecato vs tempo investito
Bruce Lee ha chiarito molto bene come gestire il tempo in maniera efficace. Ecco cosa ha detto:
Queste parole di Bruce Lee sono degne del miglior time management di sempre.
La questione è molto semplice: tutti abbiamo tempo allo stesso modo. La differenza tra chi ha successo e chi no è che coloro che hanno successo “investono” il loro tempo (e quindi hanno un ritorno) mentre chi non ha successo lo spreca e basta.
Questo principio di spreco/investo vale per qualunque cosa: denaro, relazioni, lavoro, attività. Ad esempio, sprechiamo il nostro tempo quando:
- Guardiamo la TV invece di studiare per migliorare noi stessi
- Rimaniamo sul divano invece di andare in palestra
- Ci intossichiamo a stare con le persone sbagliate invece di stare con le persone che ci possono arricchire interiormente
- Dormiamo invece di metterci subito a lavoro per crearci un futuro migliore
- Lavoriamo come pazzi (e quindi diamo il nostro tempo) per comprare cose che non ci servono invece di investire quei soldi nei nostri sogni, desideri, progetti o in qualcosa che ci può dare un ritorno di qualunque tipo (e non solo monetario)
- Barattiamo il nostro tempo con un lavoro che odiamo
- Passiamo le ore sui social invece di dedicarci ai nostri obiettivi
- eccetera, eccetera e ancora eccetera. La lista è davvero immensa
Volete cambiare il vostro modo di gestire il tempo?
Volete iniziare a investire il vostro tempo nel migliore dei modi affinché vi renda davvero felici?
Date il giusto valore al tempo che avete.
Leggi anche: Randy Pausch: 9 consigli pratici per realizzare i vostri sogni
Gestire il tempo: il time tracking
Potete fare fin da subito qualcosa in proposito. Come sempre alla base di ogni cambiamento deve esserci la consapevolezza e spesso tale consapevolezza può essere visibile solo con determinate strategie.
Un’attenta analisi del tempo personale (time tracking), può dare una cornucopia di informazioni utili relative alla gestione personale del vostro tempo ed operare quelle modifiche che vi consentiranno di essere più produttivi, efficaci, efficienti e quindi, felici.
Il mio esperimento di time management
Dai miei studi ho compreso che le persone di successo tengono davvero a cuore la questione tempo.
Dato che avvertivo una cronica mancanza di tempo quotidiano, ciò mi ha indotto a fare un esperimento di time management per capire dove il mio tempo andasse giorno dopo giorno.
Il mio obiettivo era ottenere un “indice di produttività personale” che mi facesse capire quanto le mie giornate fossero produttive per le cose che davvero erano importanti per me.
La prima cosa che ho iniziato a fare è stata segnare il mio tempo.
Io mi sono servito di una delle numerose app per iPhone o Android che consentono di tracciare il tempo personale.
Usavo, inoltre, un allarme ad orari prestabiliti (3 volte al giorno) che mi ricordasse che dovevo segnarmi quello che avevo fatto fino a quel momento.
In particolare, ho utilizzato 3 allarmi che mi ricordavano che dovevo compilare il mio report giornaliero e precisamente: alle 14, alle 18 e prima di andare a letto (23:30/0:00).
Cascasse il mondo dovevo compilare il mio report.
Una volta settati i miei allarmi, ho iniziato con la definizione delle macro-categorie: pensavo alla mia giornata standard e iniziavo a dividerla per categorie.
Ad esempio: Riposo, caffè, bagno, colazione, servizi, pranzo, etc.
Segnavo tutto quello che nella mia giornata-tipo facevo, dal mattino appena alzato, alla sera.
Una volta fatto questo step, ho iniziato a segnare il mio tempo. Non appena mi suonava l’allarme del telefono relativo al mio report, segnavo subito l’ora di inizio e l’ora di fine delle mie attività.
Essendo una macro-analisi non c’era il bisogno di spaccare il minuto, bastava che i dati fossero abbastanza veritieri da permettermi un’analisi quanto più precisa. Arrivavo fino a sera continuando a compilare il mio report, man mano che gli allarmi suonavano.
Ho fatto questo per un’intera settimana all’epoca. Oggi fa parte della mia routine giornaliera.
I dati raccolti
Effettuate tutte le rilevazioni nell’intera settimana, è stato poi semplice analizzare i dati.
Ho utilizzato un software chiamato Klok per la mia analisi. È gratuito ed ha un’interfaccia intuitiva.
Inoltre è improntato sulla parte “visiva” del time management che è proprio quello che volevo.
Ecco come appariva il mio Klok alla fine della mia settimana di rilevazioni:
Prima ho inserito le macro-categorie nel software; dopodiché ho iniziato a inserire i dati.
Klok presenta un calendario settimanale diviso per giorni e ore che vi consente, tramite operazioni di trascinamento, di inserire il progetto (categoria) a cui vi siete dedicati.
Categoria dopo categoria, ho inserito il tutto nel software con orario di inizio e fine, con le attività di tutto il giorno per tutta la settimana.
Una volta inseriti i dati, il software mi ha mostra un grafico che mi ha consentito di analizzare facilmente “le perdite”:
Di qui in poi è stata una sorpresa per due motivi.
Prima di tutto, mi sono reso conto che per migliorare basta poco. Infatti è bastato qualche minuto al giorno per raccogliere e successivamente elaborare dei dati essenziali per il mio time management.
Poi, la cosa che mi è balzata subito agli occhi è che il miglioramento è a portata di chiunque. Basta solo un po’ di buona volontà e voglia di fare.
Alla fine, grazie al grafico e ai dati che ho raccolto è stato semplice creare una diversa linea temporale, proprio come si farebbe con un budget finanziario.
Ho eliminato il superfluo, risanato le perdite e modificato ciò che poteva essere migliorato.
Risultato? Oggi sono più produttivo e riesco a fare molte più cose in un giorno di quanto non abbia mai fatto.
Sicuramente si può (e si deve) migliorare ancora, ma la strada intrapresa è quella giusta e anche voi, con un pizzico di volontà potrete migliorare drasticamente il vostro indice di produttività avendo così la possibilità di dedicarvi a fare le cose che davvero volete fare.
Analisi di una persona di successo: Sam Shank
Un interessante esperimento sul time management è stato condotto da Sam Shank, amministratore delegato (CEO) e co-fondatore di HotelTonight (startup che oggi vale centinaia di milioni di dollari).
Tale esperimento mi ha colpito in quanto ha molte cose in comune con il mio, ed il fatto che un AD del calibro di Shank lo abbia eseguito, mi ha fatto capire che la strada era quella giusta.
Shank per quattro settimane, si è appuntato ogni minuto trascorso a fare le cose più disparate: riunioni, telefonate, conversazioni, etc… Ciò che ne è uscito fuori è un grafico, compilato ad hoc, che gli dava moltissime informazioni “visive” su come impiegava il suo tempo.
I dati parlavano chiaro: dedicava più dell’80% del suo tempo a riunioni varie, mentre un restante 20% circa, lo divideva tra meeting esterni (17%) e il Product Team (4%).
Compiendo questa analisi è riuscito ad evidenziare “le falle” del suo sistema di gestione del tempo e ad essere decisamente più produttivo e a gestire il suo tempo in maniera ottimale.
A differenza dell’esperimento di Shank, quello che ho eseguito io è, in termini pratici, molto più semplificato, non prevedendo la registrazione di ogni singolo minuto, cosa che potrebbe risultare molto stressante e noiosa, ma è tuttavia un buon punto di partenza per un’analisi, sì macroscopica, ma dettagliata.
Ascolta l’audio
Ora tocca a voi: diventate le persone di successo che meritate di essere (parte pratica)
Gli esercizi pratici sono parte integrante dell’articolo e dell’Unified Model of Success. Facendo gli esercizi entrerete nella mentalità giusta per assimilare le giuste abitudini dei modelli di riferimento della mia ricerca. Li ho ideati e utilizzati in prima persona e mi hanno aiutato a cambiare le mie improduttive abitudini. Sono una parte essenziale del programma. Se volete cambiare iniziate ora!
Ecco quindi la lista completa degli step da seguire per effettuare una prima analisi del vostro time management. Ci sono una miriade di modi diversi per farlo. Questo è l’approccio che ho utilizzato io:
- Pensate alla vostra giornata tipo e dividete il vostro tempo in macro-categorie (ad esempio: Riposo, caffè, bagno, colazione, servizi, pranzo, etc.)
- Segnatevi le categorie dove preferite: un file Excel, un taccuino, un app per iPhone o Android
- Impostate 3 allarmi quotidiani (sul vostro smartphone, PC, orologio, etc…) : alle 14, alle 18 e alle 23:00
- Non appena suona, fate mente locale e immettete le tempistiche di ciò che avete fatto in relazione alle macro-categorie segnate in precedenza.
- Non dovete spaccare il minuto, purché i dati siano veritieri
- Effettuate le misurazioni giorno dopo giorno fino a fine settimana. Vi consiglio di partire da lunedì per avere un ordine mentale preciso
- Completate le misurazioni dell’ultimo giorno (domenica), il lunedì successivo iniziate l’analisi dei dati raccolti
- Usate un software come Klok o Excel per analizzare i dati
- Inserite nel software le categorie e successivamente i tempi per ogni categoria. Questo dovete farlo per ogni giorno fino ad arrivare alla fine della settimana
- Visualizzate (Klok) o create (Excel) un grafico che vi dia subito una visuale del tempo che state impiegando per le categorie selezionate
- Verificate le categorie in cui potete migliorare. Non tutte saranno migliorabili, ma ce ne saranno diverse su cui potete operare miglioramenti
- Delle categorie scelte per i miglioramenti, decidete di incrementarne (ad esempio per un progetto per voi importante) o diminuirne (ad esempio se si tratta di una cosa di poco conto) il tempo. Ricordate che ogni modifica temporale su una categoria ha inevitabilmente un impatto su un’altra. Tenete conto di questo fattore.
- Una volta effettuati i miglioramenti, create una tabella oraria con le nuove tempistiche scelte.
- Iniziate la nuova settimana seguendo pedissequamente il nuovo orario.
- Se necessario, effettuate ulteriori migliorie avendo come obiettivo sempre ciò che desiderate fare e ciò a cui vorreste dedicare più tempo
- Ricordate che lo scopo di questo esercizio è farvi comprendere il valore del vostro tempo e ricordarvi che il tempo va “investito” e non sprecato!
Modelli di Successo
I Modelli di Successo sono set di regole (cose da fare, cose da ricordare, azioni, comportamenti, modi di pensare) estrapolate dalle personalità analizzate e che hanno prodotto sulle stesse dei risultati vincenti. Queste regole quindi, se assimiliate, seguite e fatte proprie, consentono di replicare i medesimi risultati.
COMPORTAMENTI VINCENTI STRATEGIE E MODELLI DI BUSINESS STRATEGIE E MODELLI DI LEADERSHIP I Modelli di Successo sono piccole e semplici informazioni che possono cambiare drasticamente la vostra vita se assimilate e fatte proprie. Il segreto del successo? È che non vi sono segreti ma solo modi di essere, di fare e di pensare.
Sfida articolo
Ed eccoci arrivati alla sfida dell’articolo. La sfida vi da l’opportunità di mettervi in gioco e di usare le cose che avete imparato nelle righe precedenti così da consolidare le tecniche e le strategie qui presenti.
Chi dovete sfidare? Voi stessi! E dovete farlo con la consapevolezza che ogni sfida che intraprendete è un atto migliorativo della vostra persona e vi permette di ampliare la vostra zona di comfort, quella zona in cui siete rinchiusi e che non vi permette di vivere la vita che desiderate.
Se accettate la sfida, ecco cosa farete per i prossimi 30 giorni:
- Create un “Diario del tempo” in cui annotare ogni giorno come avete utilizzato il vostro tempo.
Dividete il foglio del diario in due colonne: “Tempo sprecato” e “Tempo investito”.
Nella prima inserirete tutte quelle cose poco importanti (i ladri di tempo: TV, social, persone inutili, etc) che vi hanno portato via del tempo prezioso che potevate dedicare ai vostri sogni, desideri, progetti.
Nella seconda inserirete tutte quelle cose fatte che, invece, vi hanno avvicinato alla realizzazione di ciò che per voi è importante.
Alla fine dei 30 giorni, esaminate il diario e fate un resoconto a grandi linee del tempo che avete sprecato e investito.
Se il primo è maggiore del secondo, iniziate una strategia per operare opportuni miglioramenti mentre se così non fosse, e quindi il tempo investito è maggiore di quello sprecato, avanti così!
Conclusioni
Il time management è una componente essenziale per le persone di successo e le persone altamente produttive (spesso entrambe coincidono!).
È uno strumento che vi consente, proprio come un budget finanziario, di analizzare il vostro tempo e di budgettizzarlo in modo tale da essere più efficiente e più efficace.
Un consiglio? Alzatevi presto la mattina e iniziate ad operare fin da subito per i vostri obiettivi. Vi avvicinerete sempre di più alla realizzazione di voi stessi!
Personaggi citati
Bibliografia
http://www.wired.it/economia/lavoro/2015/10/27/tempo-registrato/
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